Warum Unternehmen unordentlich werden und warum mehr Software das Problem nicht löst

Montagmorgen. Ein Kunde möchte das Angebot vom vergangenen Herbst noch einmal haben. Einer sucht im E-Mail-Postfach, ein anderer auf dem Server. Die aktuelle Preisliste liegt vermutlich bei der Chefin. Vermutlich im Auto. Gleichzeitig fragt ein Mitarbeiter im Chat, welche Vorlage inzwischen gilt. Und niemand weiß genau, ob der Interessent vom Freitag schon zurückgerufen wurde.

Nichts davon ist schwierig. Aber alles davon kostet Zeit. Jeden Tag. Und bezahlt wird sie trotzdem.

Der Kleiderstuhl

Den Kleiderstuhl kennt fast jeder. Die Hose ist nicht mehr sauber genug für den Schrank und nicht schmutzig genug für die Wäsche. Also kommt sie auf den Stuhl. Dort liegt sie dann. Mit ihren Freunden.

Der Stuhl ist nicht das Problem. Das Problem ist die Entscheidung, die niemand getroffen hat.

Der Anstoß für diesen Artikel kam aus einer ungewöhnlichen Ecke: Ordnungsregeln aus der japanischen Haushaltsführung. Ihr Kern ist erstaunlich schlicht: Ein gut organisierter Haushalt entsteht nicht durch mehr Disziplin, sondern durch weniger offene Entscheidungen. Jedes Ding hat einen festen Platz. Was gehen soll, bekommt einen Termin. Und nichts Neues kommt ins Haus, ohne dass klar ist, wo es wohnen soll.

Ob das aus Japan kommt oder von Oma, ist egal. Es passt auf Betriebe erschreckend gut. Denn viele Betriebe bestehen aus Kleiderstühlen: Posteingänge, Chatverläufe, Notizzettel, "mache ich irgendwann"-Listen, drei Angebotsvorlagen und eine Software, die niemand mehr nutzt, die aber alle bezahlen. Das Fitnessstudio-Abo des Unternehmens.

Was Sie ohnehin nicht ändern können

Ein paar Belastungen nimmt Ihnen niemand ab:

• Bürokratie: Mittelständische Unternehmen wenden nach dem KfW-Mittelstandspanel im Durchschnitt rund 7 Prozent ihrer Arbeitszeit auf, um gesetzliche Vorgaben zu erfüllen. Das sind etwa 32 Stunden im Monat (Schätzung der Befragten). Im Baugewerbe liegt der Wert über 8 Prozent.
• Personal: 58 Prozent der kleinen und mittleren Unternehmen erwarten laut KfW in den nächsten fünf Jahren Schwierigkeiten, Stellen zu besetzen.
• Nachfolge: 57 Prozent der mittelständischen Inhaber sind mindestens 55 Jahre alt. Bis Ende 2029 wollen jährlich rund 109.000 von ihnen ihren Betrieb übergeben. Die häufigste Hürde: den Richtigen finden.

Das ist die Lage. Nun die unbequeme Frage: Wenn Zeit und Personal ohnehin knapp sind, warum verbrennen wir dann auch noch welche mit Suchen, Nachfragen und doppelter Arbeit? Das Gesetz zwingt uns dazu nicht. Das haben wir selbst eingerichtet.

Das Prinzip: Einmal entscheiden statt täglich neu

Gute Organisation heißt, wiederkehrende Entscheidungen einmal vernünftig zu treffen, statt sie jeden Tag neu zu treffen.

• Wo liegen die Verträge? Einmal entscheiden.
• Welche Angebotsvorlage gilt? Einmal entscheiden.
• Wer übernimmt neue Anfragen? Einmal entscheiden.
• Wie werden Rechnungen freigegeben? Einmal entscheiden.

Jede dieser Fragen kostet für sich fast nichts. Aber was Sie nicht entscheiden, entscheidet täglich jemand anderes neu. Meistens fünfmal, mit unterschiedlichem Ergebnis.

Fünf Fragen an alles, was im Betrieb herumliegt

Das gilt für Dateien, Aufgaben, Programme und Projekte gleichermaßen:

1. Hat es einen Platz? Wo gehört es verbindlich hin?
2. Hat es einen Besitzer? Wer ist verantwortlich? "Wir alle" ist keine Antwort. "Wir alle" ist niemand.
3. Hat es einen nächsten Schritt? Was passiert konkret, und bis wann?
4. Hat es eine Grenze? Wie viele Projekte, Werkzeuge oder Varianten lassen wir gleichzeitig zu?
5. Hat es ein Ende? Wann wird es abgeschlossen, gelöscht, archiviert oder überprüft?

Eine Aufgabe ohne Verantwortlichen, nächsten Schritt und Termin ist keine Aufgabe. Sie ist Gerümpel mit guten Absichten.

Sieben Kleiderstühle, die Sie wahrscheinlich kennen

• Dateien werden gesucht. Jede Informationsart bekommt genau einen Ort. Welches Werkzeug das ist, ist zweitrangig. Wichtig ist, dass niemand darüber diskutieren muss, wo etwas hingehört.
• Aufgaben verschwinden in E-Mails und Chats. Eine Aufgabe, die nur im Posteingang existiert, existiert nicht. Sie wird nur gelegentlich wiedergefunden.
• Fünf Programme machen Ähnliches. Ein neues Programm kommt nur, wenn ein altes geht. Ein Problem, ein Werkzeug, ein Verantwortlicher. Das gilt auch für KI-Werkzeuge. Zehn auszuprobieren ist kein Konzept, sondern ein Hobby.
• Mitarbeiter fragen ständig den Chef. Dann steckt das Wissen im Kopf des Chefs. Notieren Sie die zehn häufigsten Fragen und die Antworten dazu. Es wird erstaunlich ruhig.
• Immer mehr Projekte laufen gleichzeitig. Ein Projekt, das nie beendet wurde, ist kein Projekt, sondern ein Haustier. Legen Sie fest, wie viele gleichzeitig laufen dürfen. Neues beginnt erst, wenn Altes abgeschlossen oder bewusst beerdigt ist.
• Die Verwaltung wird jedes Mal neu zusammengesucht. Die Pflichten bleiben, aber das Zusammensuchen muss nicht bleiben. Nachweise an einem Ort, Fristen sichtbar, eine Person zuständig. Bei durchschnittlich 32 Stunden im Monat lohnt sich schon wenig.
• Ein Nachfolger müsste alles neu herausfinden. Organisieren Sie den Betrieb für jemanden, der morgen Ihren Platz übernehmen müsste. Welche Kundenbeziehungen hängen nur an Ihnen? Welche Abläufe kennt nur eine Person? Wo liegen Verträge, Zugänge, Kalkulationsgrundlagen? Ein Betrieb, der nur mit dem Chef funktioniert, hat einen Ausfallpunkt. Auf Deutsch: den Chef.

Zum Thema Fachkräftemangel

Wenn Personal knapp ist, lautet die übliche Antwort: Wir brauchen jemanden zusätzlich. Fragen Sie vorher: Welche Arbeit sollte überhaupt niemand mehr machen müssen? Suchen, Abschreiben, doppelte Eingaben, Nachfragen, mehrfaches Freigeben und Berichte, die keiner liest, sind gute Kandidaten. Das löst den Personalmangel nicht. Aber Sie bekommen mehr aus den Menschen, die Sie schon haben.

Der 60-Minuten-Check

Eine Stunde, zwei oder drei Mitarbeiter, zwei Kaffee. Vier Runden zu je 15 Minuten:

1. Suchen: Was haben wir in den letzten zwei Wochen gesucht? Dateien, Informationen, Passwörter, Ansprechpartner, Versionen. Alles aufschreiben.
2. Nachfragen: Welche Fragen hören wir ständig? "Wo liegt …?", "Wer kümmert sich …?", "Welche Version …?" Jede davon ist eine offene Entscheidung.
3. Doppelungen: Was gibt es mehrfach? Software, Listen, Vorlagen, Ablagen, Besprechungen, Berichte.
4. Warten: Wo bleibt regelmäßig etwas liegen? Angebote, Freigaben, Rechnungen, Kundenanfragen.

Suchen Sie sich danach genau einen Bereich aus und räumen Sie ihn auf. Nicht gleich "das Unternehmen digitalisieren". Wer mit Großprojekten anfängt, hat meist eher einen neuen Stuhl als einen leeren.

Erst ordnen, dann KI

KI räumt nicht auf. Sie beschleunigt, was da ist. Liegen die Daten an fünf Orten und weiß niemand, welche Information gilt, dann bekommen Sie mit KI das Durcheinander eben schneller. Ist die Ordnung hergestellt, kann sie viel: Vorlagen ausfüllen, Dokumente zusammenfassen, Standardantworten vorbereiten, Besprechungen festhalten. In dieser Reihenfolge, nicht umgekehrt.

Der Maßstab

Ein kleiner Betrieb braucht nicht unbedingt mehr Systeme. Er braucht weniger Dinge, über die täglich neu entschieden werden muss.

Der Maßstab für gute Organisation lautet deshalb nicht: "Wie professionell sieht unser Prozess aus?" Sondern: "Wie viele unnötige Fragen müssen Menschen beantworten, bevor die eigentliche Arbeit beginnt?"

Wenn Sie den eigenen Kleiderstuhl nicht mehr sehen

Im eigenen Betrieb sieht man ihn nicht mehr. Man hat sich daran gewöhnt, an die Suchen, die Rückfragen und den Ordner "Neu (2)". Als Business Coach (IHK) komme ich dafür mit Abstand in den Betrieb. Im Unternehmer-Blick vor Ort schauen wir bei einem Ortstermin gemeinsam hin: Wo wird gesucht, nachgefragt, doppelt gearbeitet? Was davon ist Symptom, was die Ursache? Danach bekommen Sie einen schriftlichen Report mit Beobachtungen, offenen Punkten und nächsten Schritten. Er verpflichtet zu nichts.

Vorab gibt es ein kostenloses Vorgespräch von 30 Minuten per Telefon oder Zoom. Sie erreichen mich über +49 9966 3769995

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