Business Future Day 2026 der IHK Passau – Was Unternehmer wirklich mitnehmen können

Gestern war ich auf dem Business Future Day 2026 der IHK Passau. Die Veranstaltung lief von 13:30 bis 18:00 Uhr und drehte sich um den sinnvollen Einsatz von Künstlicher Intelligenz in Unternehmen. Organisiert wurde der Tag von Daniel Rother (Digitalisierung, Cybersecurity & KI). Inhaltlich gab es zwei Keynotes von Roger Basler de Roca (rogerbasler.ch), einen sehr praxisnahen Workshop zum Thema KI-Telefonie mit Philipp Mann von der Agentur Philipp (agenturphilipp.de) sowie eine Session zur KI-Integration (Strategie, Daten, Prompting) – ergänzt durch einen fachlichen Impuls zur Auswertung von Zeitreihendaten. Es gab weitere Workshops, aber von der Organisation her konnte man leider nur zwei besuchen.

Ich nutze KI selbst regelmäßig – im Coaching, bei der Strukturierung von Inhalten, bei Texten und in der Content-Produktion. Trotzdem war dieser Nachmittag wertvoll, weil er die Dinge an der richtigen Stelle geerdet hat: Nicht „welches Tool“, sondern welcher Prozess, welche Daten, welche Leitplanken – und wie man das so angeht, dass es im Alltag funktioniert.

Die wichtigste Erkenntnis: KI ist kein Tool-Projekt, sondern Organisationsarbeit

Philipp Mann hat das sehr klar auf den Punkt gebracht: KI ist kein Sprint, sondern ein Marathon. Das ist keine Motivationsfloskel, sondern eine Warnung vor dem typischen Fehler: ein Tool „einführen“, kurz begeistert sein, nach drei Monaten frustriert aufgeben. Der Grund ist fast immer derselbe: Es fehlt an Zielklarheit, Datenbasis, Zuständigkeiten, Standards und einer simplen Routine, die dauerhaft trägt.

Wenn du KI im Unternehmen ernsthaft nutzen willst, dann fang nicht mit dem Tool an, sondern mit drei Fragen, die du in 20 Minuten beantworten kannst:

• Wofür genau soll KI helfen? (Zeit sparen? Qualität erhöhen? schneller reagieren? weniger Unterbrechungen?)
• Wo ist der Schmerz heute am größten? (welcher Prozess nervt täglich, ist repetitiv und kostet echte Zeit?)
• Welche Daten braucht es dafür – und sind sie überhaupt auffindbar?

Das klingt banal, ist aber der entscheidende Filter. Wer hier sauber wird, spart sich später Wochen an Umwegen.

Praxis: Ein Einstieg, der wirklich funktioniert (in 4 Schritten)

Aus den Vorträgen und Workshops lässt sich ein sehr praxistauglicher Einstieg ableiten. Ich schreibe ihn bewusst so, dass du ihn morgen im Unternehmen beginnen kannst – ohne großes Konzeptpapier.

Schritt 1: Wähle einen „klaren, kleinen“ Anwendungsfall (nicht den größten).
Nimm etwas, das häufig vorkommt, überschaubar ist, wenig Risiko hat und am besten messbar wird. Gute Kandidaten sind Standardanfragen (Telefon/Mail), Meeting-Nachbereitung, interne Wissenssuche, Angebots- und Textbausteine, einfache Auswertungen. Schlechte Kandidaten sind „wir automatisieren mal die komplette Kundenkommunikation“ oder „wir ersetzen mal das ganze Marketing“.

Schritt 2: Lege eine Minimal-Richtlinie fest (3–8 Regeln reichen).
Ein zentraler Punkt war die Realität der „Schattennutzung“: Viele nutzen KI privat – oft ohne dass das Unternehmen überhaupt weiß, was passiert. Statt Verbotskultur hilft ein einfacher Rahmen. Beispiel (anpassbar):

• Keine sensiblen personenbezogenen Daten in öffentliche KI-Systeme (Kundendaten, Gesundheitsdaten, Verträge, interne Zahlen).
• Keine vertraulichen Unternehmensdaten ohne Freigabe/geeignete Umgebung.
• KI-Ergebnisse sind Entwürfe, keine Wahrheit: Bei externen Aussagen gilt immer Prüfung.
• Für wiederkehrende Aufgaben nutzen wir Vorlagen (Prompts/Checklisten), keine Improvisation jedes Mal neu.

Schritt 3: Baue Standards statt Helden.
Das war ein leiser, aber wichtiger Unterton im ganzen Tag: Du willst nicht, dass „zwei KI-affine Leute“ alles können und der Rest zuschaut. Du willst wiederholbare Standards. Das erreichst du, indem du  typische Aufgaben identifizierst und dafür Vorlagen baust. Beispiele:

• „Zusammenfassen eines Meetings in 7 Stichpunkten + 3 Entscheidungen + 5 Aufgaben mit Verantwortlichen“
• „E-Mail-Antwort: freundlich, klar, verbindlich – mit 2 Vorschlägen und einer Rückfrage“
• „Webseite/Angebotstext: Nutzen klar, keine Floskeln, konkrete Beispiele, klare CTA“
• „Interne Wissensfrage: nur aus bereitgestellten Quellen antworten, Unklarheiten markieren“

Schritt 4: Miss den Nutzen einfach – sonst glaubt dir niemand.
Nicht kompliziert, sondern praktisch: „Wie viele Minuten spart das pro Woche?“ oder „Wie viele Unterbrechungen weniger?“ oder „Wie schnell ist eine Anfrage beantwortet?“ Genau da wird aus KI ein echtes Unternehmenswerkzeug.

Konkretes aus dem Workshop: KI-Telefonie – wann es Sinn ergibt (und wann nicht)

Der Workshop „KI-Telefon“ (Philipp Mann, Agentur Philipp) war ein gutes Beispiel dafür, wie man KI nicht als Spielzeug, sondern als Prozess-Entlastung denkt. Entscheidend ist: KI-Telefonie ist dann sinnvoll, wenn du viele wiederkehrende Standardanfragen hast, die deine Fachkräfte aus dem Arbeitsfluss reißen. Es geht nicht um „Mensch ersetzen“, sondern um „Standard entlasten“.

Wenn du das für dein Unternehmen prüfen willst, nutze diese einfache Diagnose:

• Welche 5 Fragen kommen am Telefon am häufigsten?
• Welche davon könnte ein guter Mitarbeitender in 30 Sekunden beantworten?
• Wie oft passiert das pro Tag/Woche?
• Was kostet die Unterbrechung (nicht nur Zeit am Telefon, sondern Fokusverlust)?

Wenn du hier merkst: „Ja, das ist viel“, dann ist KI-Telefonie ein realistischer Hebel. Aber nur, wenn du zwei Dinge sauber regelst: Eskalation und Leitplanken. Eine KI, die bei schwierigen Fällen nicht sauber an Menschen übergibt, macht Kundenerfahrung und Teamstress schlimmer statt besser. Gute Systeme brauchen klare Regeln: Wann wird weitergeleitet? Wann wird ein Rückrufauftrag erstellt? Welche Infos werden verpflichtend abgefragt? Welche nicht?

Ein sehr praxisnaher Punkt aus dem Workshop war außerdem: KI macht Fehler – besonders dort, wo Menschen „Selbstverständlichkeiten“ kennen und Systeme nicht. Deshalb gilt: Erst testen, dann live schalten, dann nachschärfen. Nicht einmal bauen und abhaken.

Der wichtigste Schutzmechanismus: der „Crap-Check“ für alles, was nach außen geht

Wenn du nur eine Sache aus dem Tag in dein Unternehmen übernehmen willst, dann diese: Baue eine feste Prüfroutine für externe Aussagen. Sobald KI Inhalte für Website, Angebote, Social Media, Preislisten, Produktbeschreibungen oder Empfehlungen liefert, muss klar sein: Das ist ein Entwurf. Kein Fakt.

Der Crap-Check kann ganz simpel sein. Du kannst ihn als Standardfrage hinter jedes KI-Ergebnis hängen oder als Vorlage im Team verwenden. Hier ist eine praxistaugliche Version, die in 2 Minuten machbar ist:

• Quelle: Worauf stützt sich diese Aussage konkret? (Link, Dokument, Datenbasis)
• Aktualität: Wie alt ist die Grundlage? Könnte sich das seitdem geändert haben?
• Plausibilität: Passt das zu dem, was wir aus Erfahrung/Unternehmensdaten wissen?
• Unsicherheit: Was ist hier Annahme, was ist sicher? (KI soll das markieren.)

Wenn du diesen Check als festen Schritt einbaust, verhinderst du zwei typische Schäden: peinliche Fehler nach außen und riskante Entscheidungen auf wackliger Grundlage.

Zum Schluss: Drei Empfehlungen, die du morgen umsetzen kannst

Erstens: Starte klein, aber richtig. Nimm einen klaren Anwendungsfall, definiere Ziel und Messgröße, baue eine Vorlage und arbeite vier Wochen damit. Zweitens: Mach Daten sichtbar. Ein einfacher „Daten-Inventur“-Workshop (60 Minuten) reicht oft, um die größten Lücken zu sehen: Wo liegen welche Daten, wer pflegt sie, was fehlt? Drittens: Hol die IT früh dazu – nicht als „Verhinderer“, sondern als Mitgestalter. Gerade wenn ihr über sichere Umgebungen, Rechte, Schnittstellen oder interne Wissensbasen nachdenkt, führt kein Weg an gemeinsamer Verantwortung vorbei.

Mein Eindruck nach diesem Nachmittag: Der Business Future Day war nicht „laut“, sondern hilfreich. Genau deshalb war er stark. Wer KI im Unternehmen sinnvoll einsetzen will, braucht weniger große Worte und mehr klare Schritte. Wenn du dabei Unterstützung willst – bei Zielklärung, Prozessauswahl, Prompt-Standards, Content-Workflows oder bei der sauberen Einbettung in eure Arbeitsrealität – melde dich gerne bei mir über greiner-cm.de.

Danke an die IHK Passau für die Organisation, an Daniel Rother für den Rahmen – und besonders an Roger Basler de Roca für die klare, strukturierte Einordnung, die man als Unternehmer wirklich gebrauchen kann.